Gestione Giacenze

Una giacenza si apre quando il corriere non riesce a consegnare una spedizione, ad esempio per indirizzo errato, destinatario assente o merce rifiutata, e attende istruzioni. La piattaforma raccoglie le giacenze, permette al cliente di indicare cosa fare, trasmette le istruzioni al corriere quando l’integrazione lo consente e ne addebita il costo.

Questa pagina descrive il flusso completo, dal lato del cliente e da quello dell’amministratore.

Il flusso in breve

1. Il corriere segnala la giacenza: la spedizione passa allo stato In Giacenza e la giacenza compare nell’elenco, Aperta - In attesa di istruzioni.
2. Il cliente (o l’amministratore per suo conto) sceglie l’operazione: riconsegna, nuovo destinatario, reso e così via.
3. Le istruzioni vengono trasmesse al corriere: in automatico, con i corrieri integrati, oppure a mano dall’amministratore.
4. Lo svincolo viene confermato e il costo addebitato al cliente.
5. La giacenza si chiude quando la spedizione riparte, viene consegnata o viene resa.

Stati della giacenza

Gestione da parte del cliente

1. Aprire l’elenco. Dal menu, Spedizioni → Giacenze.

   

2. Selezionare la spedizione. Sulla riga della giacenza aperta, cliccare Gestisci.

   

3. Scegliere l’operazione in Scegli l’operazione da effettuare e compilare i dati richiesti: la data, il nuovo indirizzo per la riconsegna a un altro destinatario, eventuali note.

4. Confermare. Con Conferma le istruzioni vengono registrate e, con i corrieri integrati, inviate direttamente al corriere.

Dopo l’invio, il pulsante della riga diventa Storico: la pagina mostra le istruzioni inviate, il loro stato e i costi addebitati.

Operazioni disponibili

Le operazioni proposte dipendono dal corriere della spedizione:

Con GLS e con il circuito interno il cliente può inoltre annullare o variare il contrassegno. Con GLS può anche chiedere il preavviso telefonico, variare la spedizione in Porto Franco o Porto Assegnato e indicare se le spese di riconsegna sono a carico del mittente o del destinatario.

La guida per il cliente, con tutti i dettagli, è in Giacenze (cliente).

La pagina dell’amministratore

In Spedizioni → Giacenze l’amministratore vede le giacenze di tutti i clienti.

Aprendo una giacenza l’amministratore può:

• gestirla per conto del cliente, con lo stesso modulo Gestisci e le stesse operazioni;
• consultare lo Storico Azioni: data, utente, operazione, contrassegno e stato di ogni istruzione;
• confermare lo svincolo, quando il corriere non è integrato;
• aggiungere o togliere costi dalla giacenza: vedi Costi.

Corrieri con integrazione diretta

Con questi corrieri le istruzioni vengono trasmesse automaticamente al corriere, senza intervento dell’amministratore:

• GLS
• Poste Italiane (Poste Delivery Business)
• Nexive
• Liccardi e Liccardi Express
• Interno (circuito interno Spedisci.online)
• i contratti collegati a un’altra piattaforma Spedisci.online: le istruzioni vengono inoltrate alla piattaforma del fornitore

Gestione manuale da parte dell’amministratore

Se il corriere non supporta la trasmissione diretta, ad esempio BRT o SDA, l’amministratore deve:

1. Ricevere le istruzioni dal cliente. Il cliente gestisce la giacenza sulla piattaforma: lo stato passa a In gestione - Istruzioni inviate. Con il filtro Stato trovi tutte le giacenze in attesa di svincolo.

2. Trasferire i dati al corriere. Accedere al portale del corriere e inserire le istruzioni ricevute.

3. Confermare lo svincolo. Tornare sulla giacenza, spuntare Conferma svincolo accanto all’istruzione Da confermare e cliccare Conferma: lo stato passa a In gestione - Svincolo confermato e il cliente lo vede nel proprio storico.

   

   Dopo la conferma, l’istruzione compare come Svincolo confermato sia nel riquadro Gestisci sia nello Storico Azioni:

   

Costi

Nel listino

Il costo di ogni operazione si imposta nel listino del cliente, nella scheda Giacenze di ogni contratto. Per ogni operazione (Riconsegna, Riconsegna al nuovo destinatario, Reso al mittente, Distruggere, Il destinatario ritira la merce in sede e così via) si indicano:

Un’operazione senza prezzo nel listino non viene addebitata.

Quando viene addebitato

• Il costo viene addebitato solo al momento dello svincolo, cioè quando il cliente invia le istruzioni: una giacenza aperta e non ancora gestita non ha addebiti.
• Se il listino prevede un costo di apertura della pratica, viene addebitato una sola volta, insieme alla prima istruzione.
• Con GLS, se le spese di riconsegna sono poste a carico del destinatario, l’operazione non viene addebitata al cliente.
• Ogni addebito genera un movimento di credito di tipo Giacenza.

Costi aggiunti a mano

Nella pagina della giacenza, sotto Costo totale giacenza, l’amministratore vede l’elenco degli importi (data, nota, importo) e può:

• aggiungere un costo, indicando nota e importo, ad esempio una spesa di sosta fatturata dal corriere: l’importo viene addebitato sul credito del cliente;
• cancellare un costo: l’importo viene riaccreditato al cliente con un movimento di rettifica.

Distinte Giacenze: i costi in fattura

I costi delle giacenze vengono raggruppati ogni notte, per cliente e per giorno di addebito, in una Distinta giacenze. In fattura compare una riga per giorno, Distinta giacenze del gg.mm.aaaa, con il totale del giorno: al massimo 31 righe al mese, invece di una riga per ogni giacenza.

Nella fattura manuale, il riquadro Giacenze propone le distinte del periodo invece delle singole giacenze.

La pagina dell’amministratore richiede un permesso dedicato, da assegnare agli operatori in Impostazioni → Permessi.

Report Giacenze

In Report e SMS → Report Giacenze si esportano le giacenze di un periodo, filtrate per Cliente, Vettore, Contratto e Stato, in formato PDF, Excel o CSV. È utile per verificare le giacenze ancora aperte e per confrontare gli addebiti con le fatture del corriere.

Giacenze del circuito interno

Per le spedizioni del circuito interno, Tracking Interno → Giacenze mostra le giacenze della propria rete, con il motivo, la risposta del mittente, il contrassegno e l’ultimo aggiornamento: è l’elenco di lavoro per chi organizza le riconsegne.

Avvisi e integrazioni

Consigli per una gestione efficiente

• Controlla ogni giorno le giacenze Aperte e quelle in Istruzioni inviate: le prime attendono il cliente, le seconde attendono te.
• Verifica i dati prima di confermare: un nuovo indirizzo incompleto genera un’altra giacenza.
• Imposta i prezzi delle operazioni in ogni listino: un’operazione senza prezzo viene svolta senza addebito.
• Sollecita i clienti che non rispondono: tempi e costi di sosta dipendono dal corriere.